Transitarios: Una guía completa para 2024

Encontrar un buen transitario es crucial para el éxito de su negocio.

Tanto si busca información sobre cómo elegir una agencia de transportes como si simplemente quiere saber exactamente a qué se dedican, Freightos.com le ofrece toda la información que necesita. Comencemos:

¿Qué es el transporte de mercancías?

La agencia de transporte es el servicio al que recurren la mayoría de los importadores y exportadores para organizar los envíos de mercancías. Los transitarios son expertos autorizados que entienden cómo funciona el proceso de envío de principio a fin y pueden hacerlo en su nombre. Piense en ellos como agentes de viajes para el transporte de mercancías y, al igual que los agentes de viajes, los hay de muchas formas y tamaños.

Algunas son esencialmente empresas de transporte por carretera o intermediarios de transporte por carretera y no se dedican al transporte marítimo internacional. Algunos se especializan como transitarios marítimos o aéreos. Los transitarios más pequeños suelen limitar su alcance a unos pocos países populares en los que tienen una relación de trabajo con los proveedores logísticos locales. En el otro extremo de la escala, los transitarios de mayor tamaño ofrecen servicios de transporte mundial.

Servicios de transporte de mercancías

A continuación le ofrecemos una breve lista de los servicios que ofrecen los transitarios para que pueda reservar su próximo envío con confianza:

• Preparan toda la documentación, realizan las reservas y gestionan los pagos necesarios para cada sector del envío del que son responsables.
• Actuar en su nombre con otras muchas partes implicadas en el envío, transportistas aéreos de carga, cualquier otro proveedor logístico implicado en el envío y empresas de transporte por carretera.
• Proporcionan un servicio de intermediación aduanera, es decir, son a la vez despachantes y transitarios y pueden actuar en su nombre ante los agentes de aduanas.
• Solución de problemas si llega algún problema con el envío.

A la hora de contratar a un transitario, esto es lo que debe esperar:

• Cuando haga la reserva por primera vez, le explicarán lo que necesita saber, por ejemplo, sobre los documentos clave de la carga y sobre cómo se desarrollará el envío. Ellos son los expertos y deberían poder ayudarle con cualquier otra cosa que desee saber sobre el transporte de mercancías.
• En caso necesario, analice una serie de opciones de transporte de mercancías y asesórele.
• A medida que avanza el envío, se le debe mantener informado, especialmente si en algún momento el envío corre el riesgo de sufrir retrasos.

¿Necesito un transitario?

Existen diferentes escenarios para reservar un envío. La necesidad o no de servicios específicos depende en gran medida de las necesidades de su empresa. He aquí algunas opciones:

1. En solitario

Hoy en día, mucha menos gente utiliza agencias de viajes, así que ¿por qué no saltarse al intermediario y organizar el envío usted mismo, o con la simple ayuda de un agente de aduanas?

Aquí es donde se rompe la analogía con las agencias de viajes. Para la mayoría de los envíos, simplemente no es posible organizar el transporte internacional en línea con los transportistas marítimos.

Y aunque fuera posible prescindir de un transportista, es un juego arriesgado para los no especialistas. Muchas cosas pueden ir mal en el transporte de mercancías, y a menudo lo hacen. Hay que cubrirse las espaldas con un seguro de transporte.

2. Su proveedor organiza todo el envío

Su proveedor puede ser un experto en fabricación o comercio, pero no en transporte de mercancías.

Si tienen un acuerdo con una agencia de transportes local que puede gestionar un envío completo, es poco probable que sea mucho mejor que lo que usted puede conseguir. A fin de cuentas, el proveedor quiere recuperar sus costes.

• Si los gastos de transporte corren de su cuenta, tienen pocos incentivos para asegurarse una buena tarifa. Eso significa que probablemente pagará unos gastos de transporte inflados.
• Si ofrecen un paquete de venta/envío, es probable que inflen ese precio.

3. Su proveedor organiza el envío hasta EE.UU.

Se trata de una trampa clásica en la que caen a menudo los importadores inexpertos. Muchos proveedores ofrecen organizar el envío hasta el puerto en Estados Unidos. Si sólo se añaden los gastos de transporte local, parece un gran negocio. Pero hay otros costes implicados.

Este acuerdo de transporte suele utilizar uno de los incoterms «C», especialmente el incoterm CIF. Estos incoterms tienen varios defectos para el importador, entre ellos una situación habitual en la que el importador es rehén de unos costes inflados.

4. Usted contrata a un transitario para que organice el envío desde la fábrica o el puerto extranjero

Si la idea de vadear entre cuatro opciones diferentes le parece demasiada información, precisamente por eso debe dejar que un profesional gestione el envío.

Solicitar un presupuesto de flete

¿Tiene su mercancía y está lista para enviarla? Es hora de obtener un presupuesto de flete.

Siga esta rápida lista para asegurarse de que está estudiando bien todas sus opciones con la información adecuada:

Datos de contacto

• Asegúrese de tener las direcciones completas para la recogida si el envío es puerta a puerta, incluido el código postal (vuelva a Alibaba si es necesario para esto), y la dirección de destino completa. A veces basta con el código postal, pero cuanta más información, mejor.
• Es posible que tenga que indicar el nombre del puerto de origen. Todos los aeropuertos y puertos marítimos tienen un código internacional (por ejemplo, USLAX para Estados Unidos, el aeropuerto de Los Ángeles si es puerto a puerto o puerto a puerta (sorprendentemente, uno de los mayores transitarios también lo pide para puerta a puerta).
• Si el destinatario del envío no es su empresa, tenga también a mano sus datos de contacto.

Pesos y medidas

• Indique el peso total del envío. Probablemente aún pueda manejarse en libras, pero los proveedores y cada vez más los transitarios piensan en kilogramos. Puede obtener esta información de la lista de empaquetado.
• Si su envío incluye una mezcla de cajas, palés, etc., deberá detallar cuántas de cada tipo.
• Tendrá que indicar el volumen cúbico total, también llamado «CBM». Utilice esta sencilla calculadora de metros cúbicos. Si hay un campo Volumen total en un formulario de tipo asistente, probablemente tendrá que redondear al número entero más próximo.

Descripción del producto

• El transporte internacional de mercancías funciona con los códigos del SA, que son básicamente un índice global de tipos de productos. El nombre y el código oficial del producto deben figurar en la factura comercial, pero es mejor comprobarlo de todos modos utilizando una herramienta de búsqueda de códigos del SA. Merece la pena volver a comprobarlo porque un error no corregido podría provocar retrasos en el despacho de aduanas más adelante.
• Las empresas que exportan envíos necesitan conocer el código de la Lista B, aunque el mismo gran transitario que pide el puerto de origen para los envíos puerta a puerta también pide el código de la Lista B para las importaciones a EE.UU.

Más información sobre el cálculo de costes y tarifas de transitarios.

¿Qué es un agente de aduanas?

Un agente de aduanas se encarga del proceso de despacho de aduanas con los funcionarios de aduanas.

Los agentes de aduanas se aseguran de que un envío cumpla las normas de importación y exportación y los reglamentos aduaneros. También actúan como enlace entre el expedidor y el departamento de aduanas del puerto.

Transitario vs. Agente de aduanas

Los transitarios se ocupan de numerosos aspectos del proceso de envío, como el transporte, la documentación, la negociación de tarifas de flete, la consolidación, el seguro, el almacenamiento, el seguimiento de la carga y la entrega en el último tramo.

Trabajan para importadores y exportadores para reservar espacio en buques de transporte. También se especializan en gestionar, almacenar y entregar mercancías al destinatario.

Los agentes de aduanas sólo se ocupan de las aduanas y no ayudan con ningún otro procedimiento de envío.

Son expertos en procedimientos de entrada en puerto, especificaciones para la admisión de mercancías, clasificación de mercancías según el código HS, evaluación de mercancías, documentación aduanera, aranceles y otros detalles relacionados con las aduanas.

Algunos transitarios ofrecen servicios de agente de aduanas, pero los agentes de aduanas no ofrecen servicios de transitario.

Diferencia entre transitario y agente de aduanas

¿Necesito un transitario o un agente de aduanas?

Los transitarios y los agentes de aduanas prestan servicios diferentes (aunque algunos transitarios prestan ambos). Si usted es un transportista internacional, es probable que necesite tanto un transitario como un agente de aduanas: el transitario para gestionar su logística y trasladar sus mercancías, y un agente de aduanas para asegurarse de que sus mercancías pasan la aduana.

Empresas transitarias internacionales

Quizá lo sepa todo sobre su negocio, las mejores herramientas, incluso lo último en hábitos de compra de los consumidores. Pero lo más probable es que el transporte de mercancías siga siendo un poco turbio. Necesita un aliado de confianza en el sector del transporte de mercancías, un agente que trabaje en su nombre.

Probablemente haya más de 100.000 empresas transitarias en todo el mundo. Parece que hay mucho donde elegir. Sin embargo, en un sector a menudo calificado de opaco, los clientes tienen poca visibilidad de los precios y los niveles de servicio.

He aquí cómo elegir una buena empresa:

• En primer lugar, considere si sus envíos tienen requisitos especiales.
• Determinar el importe de sus envíos puede limitar la selección del transitario.
• Sepa en qué debe fijarse si se deja llevar por el precio.
• Know what to look out for if service is more important to you than price.
• Y, por último, busque una plataforma que le permita buscar tanto un gran servicio como un buen precio.

Considere si sus envíos necesitan apoyo especializado

Hay algunas mercancías con las que muchos transitarios no trabajan, como vehículos, mudanzas domésticas y mercancías a granel como el trigo. Tampoco todos se ocupan de envíos de gran tamaño, por lo que sin duda necesitará un transitario grande o especializado si quiere enviar un tren subterráneo completo. Un grupo más común de excepciones que muchos transitarios pequeños no tratan es la carga peligrosa. No se deje engañar por el nombre. Esta categoría incluye algunos productos aparentemente mansos, como los juguetes con pilas.

Otra consideración importante es la cobertura geográfica. No todos los transitarios realizan envíos a todas las partes del mundo. Las empresas más pequeñas suelen tener una red bastante limitada de agentes para la entrega o recogida local y el despacho de aduanas. Es probable que cubran a los socios comerciales más comunes de su país, pero si importa, por ejemplo, de Bután además de China, debería aclarar esto primero con un posible nuevo transitario.

Considerations for working with global freight forwarding companies

Trabajar con transitarios globales de marca tiene sus ventajas. Tienen la fuerza necesaria para conseguir buenas tarifas y un trato preferente de los grandes transportistas aéreos y marítimos. Pero ser popular significa que, en periodos de gran afluencia, los clientes más grandes recibirán un trato preferente en detrimento de los más pequeños. De hecho, sólo el 35% de los grandes transitarios respondieron a la solicitud de presupuesto de una pequeña empresa en una reciente encuesta de comprador misterioso.

Reconozcámoslo, necesita contactar con su transitario cuando sea necesario. Si su principal punto de contacto va a ser un número 1-800, eso es indicativo de lo fácil que será comunicarse.

Por supuesto, lo contrario también es cierto. Aunque los transitarios locales suelen ofrecer a sus pequeños clientes más ancho de banda y una respuesta más rápida, es posible que no sean tan competitivos en el precio. Esto es algo a tener en cuenta si su estrategia consiste en buscar el precio más barato.

¿Busca un buen precio?

La mayoría de los transitarios afirman ofrecer un servicio superior, pero todos son conscientes de que ganar un nuevo cliente suele reducirse al precio.

Sin embargo, decidirse sólo por el precio puede ser engañoso. Por ejemplo, algunos transitarios descuentan el primer envío para ganar la venta, pero lo compensan con los siguientes. Además, algunos transitarios ocultan cargos en los términos y condiciones para que su precio de oferta parezca más atractivo que el de competidores más honestos.

Por supuesto, hay transportistas que lideran en precio. Eso significa casi con toda seguridad una reducción del servicio. Dependiendo de los servicios que reduzcan – por ejemplo, algunos transitarios se especializan en una sola vía comercial o sólo en carga aérea – puede que eso no afecte a su negocio. Tenga cuidado con los transitarios que escatiman en servicio al cliente. Muchas cosas pueden salir mal, y de hecho salen mal, en los envíos internacionales. Ese precio barato puede volverse en su contra si no consigue ponerse en contacto con su proveedor de servicios.

¿O es más importante el servicio?

Su envío vale más que el valor del envío: es necesario para hacer crecer su negocio. Por eso necesitará un transitario fiable en el que pueda confiar para gestionar sus valiosas mercancías.

Las historias que ha oído sobre el número de contenedores perdidos en el mar son mitos urbanos. De hecho, sólo un porcentaje muy pequeño de contenedores desaparece cada año. Lo más habitual es que los envíos se pierdan, sean robados, sufran daños o se retrasen. Si esto parece ocurrir con frecuencia con sus envíos, es hora de empezar a buscar un transitario más fiable.

Muchos transportistas más grandes también son 3PL (proveedores logísticos externos) que se especializan en brindar un soporte más amplio (logística por contrato) a sus clientes. Pueden proporcionar servicios útiles para los importadores, como seguimiento y almacenamiento superiores de envíos. Por supuesto, es probable que la compensación sea el precio.

Pero el servicio no se trata sólo de amplitud, sino también de calidad. El envío de mercancías a nivel internacional requiere mucha coordinación. Las aerolíneas, los transportistas marítimos y especialmente los agentes de aduanas no perdonan la documentación incorrecta, incompleta o tardía. Si su transportista no está al tanto de su envío, corre el riesgo de sufrir retrasos e incurrir en cargos adicionales innecesarios.

Como proveedor de servicios logísticos, su transportista debe comunicarse con usted de forma regular y transparente. Si espera una semana para obtener una cotización de flete antes del envío, eso podría ser una buena indicación de que podría estar esperando recibir actualizaciones del estado de la carga retrasada. Un transportista confiable proporcionará actualizaciones de estado, lo alertará rápidamente sobre cualquier problema y trabajará con la misma rapidez para resolverlo, por ejemplo, si ocurre un problema en la aduana o el almacén, o cuando un envío está retrasado. Si esto no sucede, entonces es hora de empezar a buscar un nuevo transportista.

Una buena comunicación también es importante con los gastos de transporte. Las cotizaciones de fletes no deberían requerir descifrado. Los proveedores de servicios fiables no deben tener cargos ocultos ni incluir cláusulas y condiciones abusivas que libren al transportista de sus obligaciones.

También vale la pena considerar los reenviadores digitales. Compiten por importadores más pequeños brindando un mejor servicio. Pueden hacerlo porque la automatización de procesos les permite gestionar un negocio más ágil, reduce los errores y acelera los procesos internos. Las interfaces de cliente integradas ofrecen una experiencia de usuario superior. Hay pocos de ellos por ahí y su capacidad está creciendo.

Agentes de carga cerca de mí

¿Puedes conseguir un gran servicio y un buen precio?

Hasta ahora, el transporte de mercancías ha estado prácticamente fuera de línea.

Obtener los precios de los transportistas generalmente lleva días. No recibirá una lista de tarifas, solo una respuesta a una solicitud de cotización específica. Puede resultar difícil determinar qué tan competitivo es el servicio de su transportista. A menudo, la única forma de averiguarlo es a través de la experiencia personal, porque no ha habido ninguna calificación en línea de los transportistas. Dado que los importadores tienen poca visibilidad sobre los precios o el servicio, no es sorprendente que muchos de ellos paguen demasiado por un servicio inferior.

Pero esto está cambiando. Freightos.com ofrece presupuestos en línea instantáneos de una amplia gama de transitarios y también permite comparar precios y servicios. Esto significa que ahora es posible ordenar y seleccionar los presupuestos por precio, tiempo de tránsito o calificación del servicio.

Esto es lo que se reduce a la hora de buscar el transportista adecuado para su negocio:

En primer lugar, considere si tiene necesidades de envío poco habituales. Eso eliminará a algunos de los transportistas más pequeños.

En segundo lugar, considere la importancia que puede tener su empresa para el transportista. Lo que considere a continuación dependerá de si se guía más por el precio o por el servicio.

Por último, ahora existe una opción que le permite apostar tanto por el servicio como por el precio.